Avec plus de 1,3 million de points de fourniture et 198 communes wallonnes desservies – pour un chiffre d’affaires dépassant les 500 millions d’euros – le gestionnaire des réseaux de distribution d’électricité et de gaz naturel ORES est amené à émettre et imprimer chaque année 3 millions de documents et factures. Un travail colossal qui est depuis peu pris en charge par NRB.
Eric Van den Rul
Le marché de l’énergie wallon a été complètement libéralisé en 2007. Deux ans plus tard, ORES a été créée afin d’assurer de manière autonome la gestion des réseaux de distribution. Cependant, l’impression des documents et factures ORES était encore effectuée par le « Print Shop » d’Electrabel. Un service auquel le fournisseur d’énergie souhaitait mettre un terme.
« Nous sommes donc repassés par un appel d’offres pour l’impression des factures clients », confirme Eric Van den Rul, Chief Information Officer chez ORES. « Le cahier des charges a été établi en 2012 et le marché a été adjugé en 2013 à NRB. Plusieurs éléments ont plaidé en sa faveur : elle avait la capacité d’impression et l’expérience de son service Outbound Document Workflows, la connaissance du logiciel DOC1 pour la recomposition de documents et ils fournissaient déjà ce service à notre filiale Indexis.
Un gros travail de reformatage en amont
Au menu donc, la reprise de données de pas moins de trente applications d’impression ORES et leur reformatage dans une centaine de modèles différents. « Comme Electrabel travaillait avec une ancienne version du logiciel qui génère la mise en pages des différents « templates », il fallait réécrire une kyrielle de lignes de code. Ce fut donc un sérieux travail de reformatage », rajoute Jean-Luc Ledoux, responsable des applications de gestion au sein d’ORES.
Les données d’impression sont envoyées par le biais de web services et de fichiers, au format électronique .xml, à NRB. Pour organiser la gestion de ces web services, le fournisseur informatique a développé une solution intergicielle ou Enterprise Service Bus. Celui-ci permet aux différentes applications connectées au print shop de NRB d’échanger des données. L’ESB traite instantanément les envois dématérialisés en provenance d’ORES et communique les données au logiciel DOC1. Celui-ci recompose les lettres, factures, rappels, recommandés ou encore les cartes de relevés de compteurs. NRB se charge également de la mise sous pli et de l’envoi à Bpost.
Trois processus d’impression
Jean-Luc Ledoux
« A cela s’ajoutent encore les processus e-mail et online. Chaque document imprimé est déposé chez nous sous format .pdf afin que puissions soigneusement les archiver dans notre centre de données. Certains PDF sont également transférés par e-mail pour permettre aux collaborateurs d’ORES de les imprimer localement, de les prévisualiser ou encore d’y ajouter une signature ou une annexe », explique Monsieur Ledoux.
Un partenaire flexible, créatif et à l’écoute
La mise en service a finalement pris six mois. Jean-Luc Ledoux : « La recomposition de factures clients est un processus complexe et il fallait à tout prix éviter des failles dans la facturation. De plus, ORES est en pleine mutation informatique. Nos systèmes, gérés autrefois par Electrabel, sont en effet actuellement migrés vers ORES. Nous avons donc connu des périodes plus tendues, avec des incidents de jeunesse. NRB s’est toutefois montrée très flexible et créative. Notre partenaire n’a pas hésité à mettre les bouchées doubles quand il le fallait, par exemple en travaillant le week-end lors de la reproduction des archives et la mise à jour de nos bases de données. Aujourd’hui, nous avons un contrôle parfait des fichiers. »
« In fine, il s’agissait de glisser d’un fournisseur à un autre. Mais je retiendrai que NRB avait une volonté d’aboutir et de satisfaire », conclut Eric Van den Rul.
