De Waalse beheerder van de elektriciteits- en gasnetten ORES voorziet energie aan 1,3 miljoen afnamepunten en 198 Waalse gemeenten. Goed voor een jaaromzet van ruim 500 miljoen euro. Daarvoor worden er maandelijks 3 miljoen facturen afgedrukt. Een kolossaal werk dat sinds kort wordt uitbesteed aan NRB.
Eric Van den Rul
De Waalse energiemarkt werd in 2007 volledig geliberaliseerd. Twee jaar later werd ORES opgericht om autonoom het distributienet te beheren. Het afdrukken van ORES’ documenten en facturen werd nog steeds uitgevoerd door de ‘Printshop’ van Electrabel, een dienst die de energieleverancier wilde stopzetten.
‘We hebben dus een aanbesteding uitgeschreven voor het drukwerk van klantenfacturen’, bevestigt Eric Van den Rul, Chief Information Officer bij ORES. ‘Het lastenboek is in 2012 opgesteld en de aanbesteding werd in 2013 gegund aan NRB. Verschillende elementen hebben in hun voordeel gespeeld: NRB heeft de capaciteit voor zo’n omvangrijke opdracht, ervaring met Outbound Document Workflows, kennis van DOC1, de software die documenten samenstelt, én ze leverden de dienst al aan ons dochterbedrijf Indexis.’
Een hoop formatteerwerk voor de start
Op het menu stond dus de gegevensinvoer vanuit niet minder dan dertig afdruktoepassingen van ORES en hun formattering in een van de circa honderd templates. ‘Electrabel werkte met een vorige versie van de software die de layout van die verschillende templates genereert. We moesten om die reden heel wat lijnen code herschrijven, een hele formatteeropdracht’, voegt Jean-Luc Ledoux, verantwoordelijk voor de beheertoepassingen bij ORES, toe.
De gegevens voor het drukwerk worden aan NRB bezorgd met behulp van web services en bestanden in .xmlformaat. Om die web services te beheren, ontwikkelde de dienstenleverancier een Enterprise Service Bus, middleware die de verschillende met de printshop van NRB verbonden toepassingen gegevens laat uitwisselen. De ESB behandelt meteen de batchmails die ORES verzendt en communiceert de data aan de DOC1-toepassing. Die software giet de gegevens in brieven, facturen, rappels, aangetekende verzendingen of meteropnamekaarten. NRB stopt de documenten ook in een enveloppe en bezorgt ze aan Bpost voor postverzending.
Drie afdrukprocessen
‘Naast de postbezorging zijn er ook nog twee elektronische processen. Van elk geprint document bezorgt NRB ons ook het .pdf-bestand zodat we het zorgvuldig kunnen archiveren in ons datacenter. Sommige pdf’s worden ook per e-mail bezorgd zodat de medewerkers van ORES ze lokaal kunnen afdrukken, een preview kunnen inkijken of een handtekening of bijlage toevoegen’, legt Jean-Luc Ledoux uit.
Een flexibele, creatieve partner die vooral ook luistert
De inwerkingstelling nam uiteindelijk zes maanden in beslag. Jean-Luc Ledoux : ‘De samenstelling van klantfacturen is een complex proces en we moesten te allen prijze fouten in de facturatie vermijden. Ook zit ORES in volle ICT-mutatie. Onze systemen, voorheen in beheer bij Electrabel, worden op dit ogenblik gemigreerd naar ORES. Er zijn spanningen geweest, kinderziektes ook. NRB heeft zich echter altijd flexibel en creatief opgesteld, en ook niet nagelaten om wanneer nodig een tandje bij te steken. Zo werkten ze in het weekend door toen we onze archieven moesten reproduceren en databases updaten. Vandaag hebben we volledige controle over de bestanden.’
‘Uiteindelijk wilden wij gewoon van de ene leverancier naar een andere overschakelen. Zo eenvoudig is het natuurlijk niet. Ik onthoud vooral dat NRB de wil had om te slagen en ons tevreden te stellen’, besluit Eric Van den Rul.
