Eurogentec, entreprise liégeoise active sur la scène internationale, a confié au prestataire de services informatiques NRB le soin d’installer SAP auprès de sa filiale américaine Anaspec. Objectif: opérer de manière plus efficace et harmonisée des deux côtés de l’Atlantique. Le projet fut bouclé en neuf mois, a coûté moins d’un pour-cent du chiffre d’affaires du groupe et s’est rapidement avéré être un investissement rentable, souligne Diego Cutaia, ICT & Process Improvement Manager chez Eurogentec.
Les produits et services d’Eurogentec sont utilisés par des laboratoires à des fins de recherche et développement dans les domaines de la biotechnologie, de la pharmacie et du diagnostic. La société est basée à Seraing, près de Liège, et a des représentations commerciales directes aux Pays-Bas, en France, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Suisse. Dans le reste de l’Europe, la société s’appuie sur des distributeurs. Eurogentec emploie 240 personnes en Europe.
Une utilisation de SAP facilitée
Diego Cutaia
Depuis 2002, Eurogentec utilise les logiciels de gestion SAP pour la saisie des commandes, la gestion des stocks et la comptabilité. La planification de la production est gérée par un système que la société a développé elle-même. A la suite d’un appel d’offres, NRB est devenu le partenaire SAP d’Eurogentec en septembre 2013. “A notre grande satisfaction, la société a amélioré une trentaine de fonctionnalités qui facilitent aujourd’hui notre utilisation de SAP.”
En 2009, Eurogentec procédait à l’acquisition de son collègue californien Anaspec. Cette société d’une centaine de personnes utilisait alors les logiciels de Sage pour sa compatibilité et la saisie des commandes. Eurogentec a dès lors décidé de remplacer le progiciel ERP de Sage par SAP afin de pouvoir automatiser la gestion des stocks d’Anaspec et de travailler de la même façon, sur les deux continents.
Un partenaire belge
“Nous n’avons pas opté pour un partenaire américain parce qu’il aurait eu une moins bonne perception de la manière dont nous utilisons SAP chez Eurogentec”, déclare Diego Cutaia. “Nous voulions étendre nos méthodes de travail à notre filiale. Elle a bien entendu eu droit au chapitre et nous avons tenu compte de ses souhaits. Les consultants de NRB ont eu des entretiens avec nos collaborateurs californiens. Une deuxième raison pour laquelle nous n’avons pas opté pour un partenaire américain tient au fait que les matériels, les logiciels et la base de données associés à la solution SAP sont hébergés dans notre propre centre de données à Liège. Outre-Atlantique, NRB a installé un client SAP sur les PC des utilisateurs. Ces derniers utilisent l’application via une connexion Internet. Dans le cas contraire, nous aurions également dû installer du matériel, des logiciels et une base de données SAP chez Anaspec, ce qui aurait rendu plus complexe l’harmonisation des deux environnements.”
Le fait que NRB ne soit pas installée aux Etats-Unis n’a pas constitué un obstacle insurmontable. “Ils ont certes dû se plonger dans les règles fiscales de l’Etat de Californie en s’informant auprès de spécialistes opérant là-bas. Pour la configuration de SAP, NRB a par ailleurs tenu compte d’autres différences entre l’Europe et les Etats-Unis. Les échanges de données entre SAP et les logiciels utilisés par les services de courrier américains ont exigé la mise en œuvre d’une interface différente de celle qui assure le dialogue avec les services courrier européens. Il a par ailleurs été nécessaire de rendre SAP compatible avec des paiements par carte de crédit et par chèque. La différence de fuseaux horaires et d’horaires avec San Francisco et l’importance de la distance furent autant de facteurs supplémentaires qui ont rendu le projet plus complexe - de même que la différence de langue. En effet, Anaspec n’emploie pas uniquement des Anglophones; un grand nombre de ses collaborateurs font partie de la communauté chinoise.”
Un projet guidé par l'esprit d'équipe
Une équipe soudée, composée de 18 personnes d’Eurogentec, 6 d’Anaspec et 5 consultants de NRB, a fait de ce projet un succès. L’équipe incluait des spécialistes informatiques, des consultants métiers ainsi que des responsables achats, gestion de stock, marketing et ventes, saisie de commandes, finances et expédition.
Des collaborateurs d’Eurogentec et de NRB ont pris l’avion vers les Etats-Unis à six reprises. “Pour certains, c’était la première fois qu’ils s’y rendaient”, déclare Diego Cutaia. Après le travail, les membres de l’équipe d’Eurogentec, NRB et Anaspec allaient dîner ensemble ou jouer au bowling. “Nous avons ri ensemble, noué des amitiés. Lorsque les gens se sentent bien, ils s’investissent pleinement dans leur travail. Il ne faut pas sous-estimer l’aspect humain dans chaque projet couronné de succès…”
“Nous avons travaillé comme un seul homme à la concrétisation d’un but commun”, confirme-t-il. “Ce qui importait, c’était le résultat. Les consultants de NRB furent pour nous des collègues. NRB fut notre partenaire, bien plus qu’un fournisseur. De toute ma carrière informatique, longue de 30 ans, ce projet est celui qui, rétrospectivement, me procure le plus de satisfaction.”
Une fois finalisée la phase de description des besoins, la configuration a pu commencer. Après avoir testé avec succès la solution, Anaspec a basculé vers SAP. Un support a été assuré sur site pendant la semaine précédant le démarrage et pendant les deux mois qui l’ont suivi afin de résoudre d’éventuels problèmes et de répondre aux questions des utilisateurs. “Tout s’est déroulé sans encombres”, témoigne Diego Cutaia. “Aujourd’hui, le support est devenu quasi superflu, à l’exception d’un oubli de mot de passe ou d’un problème d’impression.”
Dans les temps et dans le budget
Le projet a été initié au début 2014. Fin septembre de la même année, Anaspec est passé sur SAP. La base de données hébergée chez Eurogentec contient les données des utilisateurs SAP - à savoir, un quart du personnel, tant à Liège que dans la filiale - et pilote leurs processus métier. “Nous sommes dès lors très heureux de ne pas avoir rencontré de problème.”
“Les processus d’Eurogentec et d’Anaspec ont gagné en efficacité. Un ensemble de tâches manuelles liées à la gestion d’entreprise sont automatisées. Cela a pour effet d’améliorer notre compétitivité et de nous donner plus de temps pour nous concentrer sur une valeur ajoutée renforcée. SAP nous aide à augmenter notre charge de travail en maintenant l’effectif constant et nous ouvre la voie à une croissance future. Chacun, dans l’entreprise, tire des avantages du projet SAP. L’accès aux données s’est amélioré et nous pouvons générer rapidement des rapports à destination de Kaneka, le groupe japonais, fort de plus de 8.000 personnes, qui nous a racheté en 2010.”
“Le fait d’avoir négocié au préalable un prix fixe pour le projet a également contribué à garantir une bonne collaboration”, souligne Diego Cutaia. “Ce n’est pourtant pas évident pour un prestataire de services. Mais cela évite les déplaisantes discussions sur ce qui avait été ou non prévu et sur les heures supplémentaires à prester. De notre côté, nous avons payé les déplacements et les séjours des consultants NRB. Nous ne leur demandions donc que leur temps. Et nous n’avons prévu aucune pénalité. NRB a respecté ses engagements. C’est exceptionnel de pouvoir aboutir au but commun, de manière agréable, avec un partenaire tel que NRB.”
