Eurogentec, een Luiks bedrijf dat internationaal actief is, liet informaticadienstverlener NRB SAP installeren bij haar Amerikaans filiaal Anaspec. Doel was om aan beide zijden van de Atlantische oceaan op een geharmoniseerde en efficiëntere manier te werken. Het project was op negen maanden tijd klaar, kostte minder dan één procent van de jaarlijkse groepsomzet en bleek volgens ICT & Process Improvement Manager Diego Cutaia van Eurogentec al snel een rendabele investering.
Laboratoria gebruiken de producten en diensten van Eurogentec voor onderzoek en ontwikkeling in biotechnologie, farmacie en diagnostiek. Het bedrijf heeft zijn hoofdzetel in Seraing, bij Luik, en eigen commerciële vertegenwoordigingen in Nederland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Zwitserland. In de rest van Europa werkt de firma samen met distributeurs. Eurogentec heeft in Europa 240 werknemers.
Vergemakkelijk gebruik van SAP
Diego Cutaia
Sinds 2002 gebruikt Eurogentec de bedrijfssoftware SAP voor de invoer van orders, voorraadbeheer en boekhouding. Voor de productieplanning heeft het een systeem dat het al eerder zelf ontwikkelde. NRB werd in september 2013 de SAP-partner van Eurogentec, na een aanbesteding. “Ze verbeterden tot onze grote tevredenheid een dertigtal functionaliteiten waardoor we vandaag makkelijker met SAP werken.”
In 2009 nam Eurogentec zijn sectorgenoot Anaspec in Californië over, een onderneming met een 100-tal werknemers. Daar gebruikten ze software van Sage voor de boekhouding en de invoer van orders. Eurogentec besliste het ERP-pakket van Sage te vervangen door SAP om ook bij Anaspec het voorraadbeheer te automatiseren en in de beide continenten op dezelfde manier te werken.
Een Belgische Partner
“We hebben niet gekozen voor een Amerikaanse partner omdat die minder voeling zou hebben met de manier waarop we bij Eurogentec met SAP werken”, aldus Diego Cutaia. “We wilden onze werkwijze doortrekken in ons filiaal. Uiteraard was er inspraak en hebben we rekening gehouden met hun wensen. Consultants van NRB hebben interviews afgenomen van onze mensen daar. Een tweede reden waarom we niet voor een Amerikaanse partner kozen, is omdat de hardware, de software en de database voor SAP in ons eigen datacenter in Luik ondergebracht zijn. In de VS installeerde NRB een SAP-client op de pc’s van de gebruikers. Ze gebruiken de applicatie via een internetverbinding. Anders hadden we hardware, software en database voor SAP ook bij Anaspec moeten installeren, met als gevolg een complexe harmonisatie van de twee omgevingen.”
Dat NRB geen vestiging in de VS heeft, was niet onoverkomelijk. “Ze hebben zich wel moeten verdiepen in de belastingregels van de staat Californië, maar dat is gelukt door zich te informeren bij specialisten daar. Bij de configuratie van SAP hield NRB ook rekening met andere verschillen tussen Europa en de VS. Gegevensuitwisseling tussen SAP en software van koerierdiensten in de VS vergde een andere interface dan die voor de dialoog met Europese koerierdiensten. SAP moest in de VS ook klaar zijn voor betalingen met kredietkaarten en cheques. Extra factoren die het project complexer maakten, waren de verschillende tijdzones en werkuren in San Francisco, de grote afstand en het taalverschil. Bij Anaspec werken niet alleen Engelstaligen; een groot aantal medewerkers maakt deel uit van de Chinese gemeenschap.”
Een schoolvoorbeeld van team spirit
Achttien mensen van Eurogentec, zes van Anaspec en vijf consultants van NRB hebben als een hecht team samengewerkt om van het project een succes te maken. Het team bestond uit IT-specialisten, businessconsultants en managers aankoop, voorraadbeheer, marketing en verkoop, orderinvoer, financiën en goederenverzending.
Zes keer vlogen mensen van Eurogentec en NRB naar de VS. “Voor sommigen was het de eerste keer dat ze naar daar gingen”, zegt Diego Cutaia. Na het werk gingen de teamleden van Eurogentec, NRB en Anaspec ’s avonds samen uit eten of bowlen. “We hebben gelachen en vriendschappen gesmeed. Wanneer mensen zich goed voelen, gaan ze voluit in hun werk. Onderschat het menselijk aspect niet in succesvolle projecten.”
“Als één team werkten we aan een gemeenschappelijk doel”, zegt hij. “Wat telde, is het resultaat. De consultants van NRB waren als collega’s van ons. Meer dan een leverancier was NRB onze partner. In mijn dertigjarige IT-carrière is dit het project waar ik met de meeste voldoening op terugkijk.”
Na de fase van de beschrijving van de behoeften volgde de configuratie. Toen de oplossing met succes getest was, schakelde Anaspec over op SAP. De week voordien en in de twee maanden erna was er ondersteuning ter plaatse om eventuele problemen op te lossen en vragen van gebruikers te beantwoorden. “Alles is vlekkeloos verlopen”, zegt Diego Cutaia. “Nu is er bijna geen support meer nodig, met uitzondering van iemand die zijn wachtwoord is vergeten of even niet kan printen.”
Binnen de tijd en binnen het budget
Het project startte begin 2014 en eind september van dat jaar schakelde Anaspec over op SAP. De database bij Eurogentec bevat de gegevens voor de SAP-gebruikers –een vierde van het personeel, zowel in Luik als in de VS– en stuurt hun bedrijfsprocessen aan. “We zijn dan ook heel tevreden dat we geen problemen hadden zijn tegengekomen.”
“De processen van Eurogentec en Anaspec hebben aan efficiëntie gewonnen. Een reeks manuele taken in verband met het bedrijfsbeheer zijn geautomatiseerd. Dat verhoogt onze concurrentiekracht en maakt tijd vrij voor werk met een grotere toegevoegde waarde. We kunnen dankzij SAP meer werk aan met hetzelfde aantal mensen en zijn voorbereid op toekomstige groei. Iedereen in het bedrijf profiteert van dit SAP-project. Er is een betere toegang tot gegevens en we kunnen zeer snel rapporten generen voor Kaneka, de Japanse groep met ruim 8.000 mensen die ons in 2010 kocht.”
“Wat ook bijgedragen heeft tot een goede samenwerking, is dat we vooraf een vaste prijs voor het project afspraken”, zegt Diego Cutaia. “Dat is nochtans niet evident voor een dienstenbedrijf. Maar het vermijdt vervelende discussies over wat al dan niet voorzien was en extra te presteren uren. Wij van onze kant betaalden de vluchten en het verblijf van de NRB-consultants, van wie we dus alleen hun tijd vroegen, en we bepaalden geen strafclausules. NRB is al zijn afspraken nagekomen. Het is uitzonderlijk om met een partner als hen op een plezierige manier een gemeenschappelijk doel te bereiken.”
