Met haar departement Direction Générale Technologies et Exploitation begeleidt CIO Cécile Gonfroid de digitale transformatie van de RTBF, goed voor een veertigtal projecten per jaar. Een van de grootste veranderingen kwam er met Neopro, een gigantisch project om het financiële en stockbeheer van de RTBF te stroomlijnen. Cécile Gonfroid draagt niet voor niets de titel van CIO of the Year 2013 en finaliste van de European CIO of 2014 award.
Wat was tot dusver de rol van uw ICT departement?
Cécile Gonfroid: “Tot 2009 hielden we ons bezig met veeleer klassieke ICT. Met de oprichting van het transversale departement DGTE hebben we een grote bocht gemaakt. Sindsdien beheer ik zowel ICT als audiovisuele technologieën en waak ik over de digitalisering van de radio- en televisieproductie, plus het beheer van de supportdiensten, logistiek en operationele ondersteuning ervan. Dat vereenvoudigt onze processen en zorgt voor schaalvoordelen.”
Hebt u onlangs belangrijke ICT-projecten gerealiseerd?
Cécile Gonfroid: “Aan de kant van radio, tv en web hebben we in 2017 een productieplatform voor multimedia geconsolideerd. Zuivere ICT proberen we stelselmatig te outsourcen. Onze kantoorsoftware zit nu in de cloud met Microsoft Office 365. Maar recent was onze topprioriteit toch vooral Neopro, het project waarmee we het financiële, aankoop- en magazijnbeheer van de RTBF gemoderniseerd hebben. Omdat we tegen 2022 verhuizen naar nieuwe gebouwen, hadden we nood aan een accurater zicht op onze budgettaire processen en een vereenvoudigde administratie. Samen met NRB hebben we een oplossing gebouwd op basis van SAP S/4HANA en VimBiz, een Canadese software voor stockbeheer in de mediasector.”
Waarom stond Neopro zo hoog op de prioriteitenlijst?
Cécile Gonfroid: “We verwerken jaarlijks 20.000 facturen. In het verleden stonden daar slechts 4.000 aankoopbonnen tegenover. Met Neopro hebben we een bestelbon voor elke factuur. Daardoor kan iedereen in real-time zijn budget raadplegen en proactief werken. Op elk moment ziet men of er nog overschot is, bijvoorbeeld, en of er bijgevolg nog aankopen mogelijk zijn binnen de enveloppe. Daarnaast hebben we meer beslissingsbevoegdheid gelegd bij het middenkader. In het verleden waren er tot zeven handtekeningen nodig, nu slechts drie. We kunnen ook alle facturen of bestellingen mobiel goedkeuren, daarvoor gebruiken we SAP Fiori. Neopro zorgt zo voor een enorme administratieve vereenvoudiging, ook in het kader van aanbestedingsprocedures.”
Wat was de rol van NRB?
Cécile Gonfroid.: “NRB heeft de aanbesteding gewonnen omdat zij onze visie op administratieve vereenvoudiging goed bleken te begrijpen en ons een oplossing hebben voorgesteld. Door VimBiz te suggereren voor logistiek en stockbeheer, was er amper maatwerk nodig. Erwaren slechts vier tot vijf procent change requests. We hebben dit project in minder dan een jaar gerealiseerd. Gezien de omvang en de interne impact is dat een huzarenstuk. We hebben bijna de volledige best practice van SAP gevolgd. NRB heeft niet geaarzeld om zijn allerbeste krachten op het project te zetten, ook al werkten we met een gesloten enveloppe. Het was duidelijk dat dit project ook voor de directie van NRB van groot belang was.”
Hoe belangrijk is de rol van ICT vandaag?
Cécile Gonfroid: “Wij zijn de voornaamste partner van de business. Vandaag is álles ICT. Vivacité zendt het ochtendblok online uit via IP-camera’s. Het programmabeheer gebeurt via touchscreens. De DGTE is geen informaticadirectie, we doen veel meer. Geen enkel project gebeurt nog zonder ons. Wij zullen met het oog op het nieuwe gebouw nieuwe manieren van werken moeten bekijken. Wij moeten dus beschikbaar, wendbaar en flexibel zijn, maar tegelijk waken over standaardisatie en vereenvoudiging.”
Hoe zal de rol van ICT veranderen in de toekomst?
Cécile Gonfroid: “Ook in de media is er een ‘consumentisering’ aan de gang. Onze programmamakers durven technologieën zoals GoPro te gebruiken en monteren on-the-go in Adobe Premiere, de cloudversie van de montagesoftware. Zo een bring-your-own-device model is voor ons een uitdaging, bijvoorbeeld op het vlak van bestandsformaten voor audio en video. Maar als we als ICT-directie de vragen van de business niet begrijpen of realiseren, hebben we vroeg of laat een probleem.”
Hoe ervaart uw organisatie de almaar meer digitale wereld?
Cécile Gonfroid: “We investeren fors in het digitale, met onder meer ons platform Auvio. Toch zijn we nog erg gericht op radio en tv, simpelweg omdat ze nog steeds voor de grootste inkomsten zorgen. De dienstencatalogus van de DGTE ondersteunt dus met prioriteit onze lineaire kanalen. Dat zal in onze visie in 2022 overhellen. Deze organisatie is nog steeds bezig met zijn transformatie. Al zie ik in zuivere broadcasting minder de match, ik sluit zeker niet uit dat ik in de toekomst opnieuw een beroep doe op NRB. Ze zijn nu een belangrijke projectpartner, maar ook NRB verbreedt continu zijn dienstenportfolio.”
